Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin sovellettavan tietosuojalainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukaisesti.

2. Ketä tämä seloste koskee ja mistä tiedot saadaan

Tämä seloste koskee HIVE-EC:n verkkosivuston käyttäjiä, yhteydenottolomakkeiden kautta yhteyttä ottavia henkilöitä, sähköpostitse yhteydessä olevia henkilöitä sekä työnhakijoiden, työnantajien, palveluntuottajien, viranomaisten ja muiden yhteistyötahojen edustajia, jotka asioivat HIVE-EC:n kanssa verkkosivuston tai sen yhteydenottokanavien kautta.

Henkilötietoja saadaan pääasiassa seuraavista lähteistä:

• rekisteröidyltä itseltään yhteydenottolomakkeen, sähköpostin tai muun viestinnän yhteydessä
• rekisteröidyn päätelaitteesta ja selaimesta sivuston käytön yhteydessä kertyvistä teknisistä tiedoista
• evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla muodostuvista käyttö- ja tapahtumatiedoista käyttäjän suostumuksen perusteella
• palvelun teknisestä ylläpidosta syntyvistä lokitiedoista, joita tarvitaan turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseen

3. Käsiteltävät henkilötiedot

HIVE-EC voi käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perus- ja yhteystiedot: nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä muut rekisteröidyn itse ilmoittamat yhteystiedot.
• Viestintä- ja asiointitiedot: yhteydenoton aihe, viestin sisältö, yhteydenottokanava, viestihistoria sekä mahdolliset rekisteröidyn toimittamat lisätiedot, kuten palvelukuvaus, portfolio, osaamista koskevat tiedot tai muu vapaaehtoisesti annettu sisältö.
• Yhteydenottolomakkeeseen liittyvät tiedot: tieto siitä, minkä lomakkeen kautta viesti on lähetetty, kuten työnhakija-, työnantaja-, palveluntuottaja- tai työllisyysviranomaislomake, sekä lähetysajankohta ja viestin tekninen toimitustieto.
• Käyttö- ja analytiikkatiedot: IP-osoite tai siitä johdettu tekninen tieto, selaintyyppi, laitteen tiedot, käyttöjärjestelmä, kieli, sivustolla vieraillut sivut, vierailun ajankohta ja kesto, sivustolle tulon lähde, käyttäjän toiminta sivustolla, evästetunnisteet ja muut analytiikan mahdollistavat tunnisteet.
• Tietoturva- ja lokitiedot: palvelun käyttöä, kuormitusta, virheitä, väärinkäytösten estämistä ja tietoturvaa koskevat tekniset lokitiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen ja viestinnän hoitaminen
• palveluita, yhteistyötä, kumppanuuksia, työnhakua tai muuta asiointia koskevien tiedustelujen käsittely
• tarjous-, demo-, yhteistyö- ja sopimusneuvottelujen valmistelu ja hallinta
• asiakas-, kumppani- ja sidosryhmäyhteydenpidon organisointi ja dokumentointi
• verkkosivuston toimivuuden, käytettävyyden, sisällön ja käyttäjäkokemuksen kehittäminen
• verkkosivuston käytön mittaaminen, raportointi ja analysointi Google Analytics -palvelun avulla
• tietoturvan, väärinkäytösten estämisen ja palvelun teknisen valvonnan toteuttaminen
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen

HIVE-EC ei käytä verkkosivuston henkilötietoja sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

HIVE-EC käsittelee henkilötietoja yhden tai useamman seuraavan oikeusperusteen nojalla:

• Oikeutettu etu: HIVE-EC:llä on oikeutettu etu vastaanottaa ja käsitellä sille osoitettuja yhteydenottoja, ylläpitää liiketoiminta- ja sidosryhmäviestintää, huolehtia verkkopalvelun turvallisuudesta sekä dokumentoida asiointia asianmukaisesti.
• Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet tai sopimuksen täytäntöönpano: henkilötietoja voidaan käsitellä, kun rekisteröity pyytää tarjousta, esittelyä, palvelukuvausta, yhteistyöselvitystä tai muuta toimenpidettä ennen sopimusta, tai kun käsittely on tarpeen sovitun suhteen hoitamiseksi.
• Suostumus: analytiikkaevästeiden ja muiden ei-välttämättömien seurantateknologioiden käyttö perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
• Lakisääteinen velvoite: henkilötietoja voidaan käsitellä ja säilyttää siltä osin kuin se on tarpeen rekisterinpitäjää velvoittavan lain, viranomaispyynnön tai muun oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi.

6. Evästeet ja Google Analytics

HIVE-EC käyttää verkkosivustollaan evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkopalvelun toteuttamiseen, turvallisuuden varmistamiseen sekä sivuston käytön analysointiin. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle selaimen kautta.

Evästeet ja vastaavat teknologiat voidaan jakaa pääasiallisesti seuraaviin ryhmiin:

• Välttämättömät evästeet: näitä voidaan käyttää sivuston teknisen toiminnan, turvallisuuden, lomakkeiden toimivuuden ja käyttäjän valintojen hallinnan varmistamiseen.
• Analytiikkaevästeet: HIVE-EC käyttää Google Analytics -palvelua kerätäkseen tietoa siitä, miten verkkosivustoa käytetään, mitä sisältöjä katsotaan ja miten sivustoa voidaan kehittää.

Google Analyticsin avulla voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• vierailtu sivu ja sivulla käytetty aika
• vierailun ajankohta, kesto ja siirtyminen sivulta toiselle
• selain-, laite- ja käyttöjärjestelmätiedot
• yleinen sijaintitieto, liikenteen lähde ja viittaava sivu
• evästetunnisteet, istuntotiedot sekä muut sivuston käyttöä kuvaavat tapahtumatiedot

Google Analytics toimii HIVE-EC:n käyttämänä analytiikkapalveluna. Lisätietoja Googlen henkilötietojen käsittelystä löytyy osoitteista Googlen tietosuojakäytäntö ja Googlen evästetiedot.

Käyttäjä voi lisäksi hallita evästeitä selaimensa asetuksista sekä poistaa jo tallennetut evästeet päätelaitteeltaan. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa siihen, miten hyvin sivusto tai sen yksittäiset toiminnot toimivat.

7. Tietojen vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät vain ne HIVE-EC:n palveluksessa tai lukuun toimivat henkilöt, joilla on työnsä tai tehtävänsä perusteella siihen oikeus.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavien vastaanottajaryhmien toimesta:

• verkkosivuston, palvelinympäristön ja teknisen ylläpidon palveluntarjoajat
• sähköposti-, viestintä- ja yhteydenottolomakepalvelujen tarjoajat
• analytiikkapalvelun tarjoaja Google Analytics / Google
• IT-, tietoturva- ja tukipalvelukumppanit siltä osin kuin se on tarpeen palvelun ylläpitämiseksi
• viranomaiset, neuvonantajat ja muut tahot silloin, kun luovuttamiseen on lainmukainen peruste

HIVE-EC ei myy henkilötietoja eikä luovuta niitä kolmansille osapuolille näiden omiin suoramarkkinointitarkoituksiin.

8. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

HIVE-EC pyrkii käyttämään palveluita ja ratkaisuja, joissa henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueella. Osa käytetyistä teknisistä palveluista tai analytiikkapalveluista, kuten Google Analytics, voi kuitenkin edellyttää henkilötietojen käsittelyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, HIVE-EC huolehtii siitä, että siirrolle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen siirtoperuste ja asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, tietosuojan riittävyyspäätös tai muu lain sallima siirtomekanismi.

9. Henkilötietojen säilytysajat

HIVE-EC säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.

• Yhteydenotot, jotka eivät johda asiakas-, sopimus- tai yhteistyösuhteeseen: tietoja säilytetään lähtökohtaisesti enintään 24 kuukautta viimeisestä aktiivisesta yhteydenpidosta.
• Asiakkuuteen, tarjoukseen, sopimukseen tai yhteistyöhön liittyvät tiedot: tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely, sopimussuhde, siihen liittyvä dokumentointi tai oikeudellisten velvoitteiden hoitaminen sitä edellyttää.
• Tekniset lokitiedot: tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen palvelun turvallisuuden, toimivuuden, väärinkäytösten selvittämisen ja teknisen ylläpidon kannalta.
• Eväste- ja analytiikkatiedot: tietojen säilytysaika määräytyy evästeen voimassaoloajan ja käytetyn analytiikkapalvelun asetusten mukaan. HIVE-EC arvioi säilytysaikoja säännöllisesti ja rajoittaa niitä tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan, anonymisoidaan tai hävitetään asianmukaisesti.

10. Tietoturva

HIVE-EC suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin voivat kuulua esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salattu tiedonsiirto, järjestelmien päivitykset, lokitietojen seuranta, varmuuskopiointi, tietoturvakäytännöt sekä henkilötietojen käsittelijöitä koskevat sopimus- ja salassapitovelvoitteet.

HIVE-EC arvioi tietoturvatoimia säännöllisesti ja pyrkii suojaamaan henkilötiedot luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, katoamiselta, tuhoutumiselta ja muulta lainvastaiselta käsittelyltä.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

HIVE-EC ei käytä tämän selosteen soveltamisalaan kuuluvassa verkkosivuston henkilötietojen käsittelyssä sellaista pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Verkkosivuston käyttöä voidaan kuitenkin analysoida tilastollisesti ja koosteina palvelun kehittämiseksi, sisältöjen parantamiseksi ja sivuston toimivuuden seuraamiseksi.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista lain sallimissa tilanteissa
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus soveltuu
• peruuttaa mahdollinen suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta lainvastaisen automatisoidun päätöksenteon kohteeksi

Oikeuksien käyttäminen riippuu tapauskohtaisesti siitä, millä perusteella tietoja käsitellään ja mitä tietoja pyyntö koskee. Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@hive-ec.com.

HIVE-EC voi pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön toteuttamista. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä ja sovellettavan lainsäädännön mukaisessa määräajassa.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: tietosuoja.fi

14. Muutokset tähän selosteeseen

HIVE-EC voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelytavat, verkkopalvelun toiminnallisuudet, käytettävät palveluntarjoajat tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat. Päivitetty versio julkaistaan verkkosivustolla, ja selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.